Setelah melakukan pengecekan tamu yang berkunjung ke blog ini, saya melihat banyak orang yang mencari tentang topik presentasi. Dan diantara key search term populer yang dicari adalah bagaimana menggunakan slide atau membuat slide presentasi.
Seperti yang telah saya janjikan, saya akan mengulas lebih jauh hal ini sebagai lanjutan dari mempersiapkan sebuah presentasi yang meyakinkan.
Slide dan Alat Bantu Visual
Penggunaan slide pada dasarnya adalah sebagai alat bantu presentasi, bukan presentasi itu sendiri. Karenanya perlu dibedakan antara peran slide sebagai alat bantu dan peran Anda sebagai presenter. Sebagai alat bantu, slide dibutuhkan untuk menjelaskan sesuatu yang akan cukup sulit jika harus dijelaskan dengan kata-kata. Seperti idiom yang populer mengatakan sebuah gambar bisa mewakili seribu kata-kata. Slide juga membantu memberikan ringkasan dari apa yang disampaikan sehingga lebih mudah dipahami oleh audiens. Selain itu lewat slide kita dapat memberi gambaran sebuah trend, perbandingan, dan penekanan yang agak sulit kalau harus menggunakan kata-kata.
Jangan lupa selain slide masih ada alat bantu visual lainnya yang dapat Anda gunakan diantaranya: flipchart, video, contoh produk, dan lainnya. Mudah-mudahan dalam kesempatan lain saya akan membahas hal ini.
Prinsip Dasar Membuat Slide
Ada beberapa prinsip dasar yang harus dipenuhi ketika membuat slide. Jika hal ini dilakukan, maka slide akan menjalankan fungsinya sebagai alat bantu, bukan sebagai pengganggu yang mengalihkan perhatian audiens dari presentasi itu sendiri.
Berikut adalah prinsip-prinsip tersebut:
1. Simpel
Slide yang simpel, sederhana, dan tepat sasaran adalah yang terbaik. Dengan slide seperti ini, Anda punya banyak keleluasaan untuk memberikan penjelasan. Semakin rumit sebuah slide, maka audiens akan membutuhkan tambahan waktu hanya untuk mengerti slide tersebut. Dan bisa jadi kesulitan Anda dalam menjelaskan slide tersebut menjadi pengganggu presentasi.
2. Perlu atau Tidak?
Untuk setiap lembar slide yang akan dibuat, tanyakan pada diri Anda apakah slide tersebut perlu? Apakah cukup 5 slide saja daripada 10 slide? Apakah slide yang satu dan yang lainnya dapat digabungkan? Apakah slide ini dapat digantikan dengan penjelasan singkat kepada audiens? Sering-seringlah mempertanyakan hal ini dan Anda hanya akan membuat slide yang benar-benar efektif dan efisien.
3. Latar belakang dan Font mudah dibaca
Dengan beragamnya latar belakang slide yang dapat Anda gunakan dan ribuan font yang tersedia, ada kalanya kita tergoda untuk bereksperimen dengan bermacam pilihan. Hal tersebut boleh-boleh saja selama kombinasi latar belakang dan font yang digunakan mudah dibaca oleh audiens. Dalam beberapa training presentasi yang saya ikuti, banyak yang menganjurkan background biru gelap dengan font berwarna kuning dengan alasan kontras yang baik dan tidak cepat melelahkan mata. Saya sendiri kadangkala juga sering menggunakan background berwarna terang dengan teks yang gelap.
Untuk pemilihan font disarankan maksimum 2 dalam sebuah slide dan bahkan dalam keseluruhan presentasi Anda. Mengapa demikian? Semakin banyak font maka semakin lelah audiens ketika melihatnya. Selain itu font yang terlalu banyak membuat audiens bingung terhadap konsistensi presentasi Anda dan hubungan antara slide yang satu dengan slide berikutnya. Font yang baik untuk presentasi adalah yang tidak menggunakan banyak hiasan pada ujung hurufnya seperti: Arial, Verdana, Trebuchet. Font yang menggunakan hiasan dapat digunakan sebagai judul slide atau teks-teks pendukung yang bukan merupakan body text.
4. Maksimum 7 baris teks
Jika Anda menjelaskan beberapa item dalam format bullet point, pastikan jumlahnya tidak lebih dari 7 dalam sebuah slide. Mengapa? Jumlah yang banyak akan membuat font menjadi lebih kecil sehingga sulit dibaca. Selain itu, bukankah slide digunakan sebagai ringkasan? Karenanya jika ada item yang lebih dari 7, usahakan dikurangi dan ringkaskan.
5. Gambar, grafik, dan diagram
Dalam presentasi, Anda akan mengandalkan kemampuan presentasi Anda sendiri dibantu slide presentasi sebagai pendamping. Ada satu kekuatan yang dimiliki slide yang tidak ada pada presenter paling handal sekalipun yakni menjelaskan sesuatu dengan gambar. Ya, sebuah gambar yang tepat dapat mewakili ribuan kata jika harus dijelaskan. Karenanya manfaatkan dan gunakan gambar, grafik maupun diagram.
Gambar yang dipakai dalam slide harus relevan dengan isinya dan membantu memahami presentasi dalam konteks yang Anda harapkan. Jangan malah mengalihkan perhatian audiens ketika mereka bingung menghubungkan antara maksud gambar yang tampil dengan isi presentasi Anda.
Penggunaan grafik juga perlu perhatian sendiri. Ada berbagai jenis grafik mulai dari bar, pie chart, line, dan kombinasinya. Pemilihan jenis grafik yang benar akan memberikan dampak besar pada kemudahan audiens untuk mengerti isi presentasi Anda. Grafik bar adalah paling umum dan cocok digunakan untuk menjelaskan pertumbuhan dalam kurun waktu tertentu. Grafik pie cocok untuk menjelaskan perbandingan proporsi antara beberapa hal yang dibandingkan. Karena bentuknya seperti kue yang bulat, audiens dengan mudah bisa membuat asosiasi besar kue untuk membandingkan antara satu hal dengan lainnya. Grafik line cocok untuk menggambarkan trend perbandingan beberapa item sekaligus. Untuk penggunaan grafik ini, saya akan coba mengulasnya secara lebih mendalam.
Adapun diagram akan sangat membantu ketika Anda menjelaskan langkah-langkah proses kerja dan hubungannya satu sama lain. Manfaakan hal ini untuk memudahkan audiens memahami bagian yang sulit dari presentasi.
6. Gunakan kombinasi warna yang cukup
Keunggulan lainnya dari slide adalah Anda dapat menggunakan berbagai pilihan warna. Gunakan beberapa warna yang memiliki kontras cukup dan konsisten dalam slide Anda. Jangan gunakan warna yang berbeda-beda di setiap slide karena akan sangat mengganggu dan membuat Anda tampil tidak profesional.
Demikian 6 prinsip yang perlu dipertimbangkan dalam membuat slide presentasi.
Lantas Anda mungkin bertanya, bagaimana dengan penggunaan template dengan warna dan ragam yang banyak? Jawabannya adalah template tersebut dapat Anda gunakan selama memenuhi kaidah di atas dan yang paling penting pilih template yang tidak menggunakan gambar latar yang terlalu kompleks sehingga menyita tempat dan perhatian tersendiri dalam presentasi. Hal ini penting karena gambar latar template akan tampil di setiap slide Anda dari awal sampai akhir.
Pertanyaan lain yang mungkin muncul adalah, bagaimana dengan animasi, efek transisi antar slide, dan penggunaan suara? Untuk bagian ini Anda harus berhati-hati. Untuk animasi semisal gambar yang bergerak, atau gambar yang berubah-ubah sangat mudah mengalihkan perhatian audiens. Tanyakan pada diri Anda apakah hal itu perlu? Animasi dimungkinkan misalnya ketika Anda menjelaskan sebuah proses teknik yang rumit dan dengan adanya animasi bergerak menggambarkan proses tersebut bekerja. Selain dari kondisi tersebut, saya menyarankan hindarkan penggunaan animasi.
Transisi antar slide dan bagaimana teks tampil di layar juga perlu diperhatikan. Saya lebih konservatif dalam hal ini dan memilih transisi sederhana seperti Appear atau Fade dalamPowerpoint. Alasannya adalah transisi tersebut tidak terlalu mengalihkan perhatian dan jika dipakai dengan benar dapat menambah kekuatan presentasi. Misal ketika Anda menjelaskan sebuah diagram yang menunjukkan tahapan dan Anda ingin agar audiens melihatnya bagian per bagian, maka transisi ini dapat dipakai. Hindari transisi yang membuat teks berputar-putar, bergerak dari kiri ke kanan, tampil huruf per huruf disertai bunyi tembakan dan berbagai aksesori lainnya yang berlebihan.
Terakhir adalah penggunaan suara. Untuk bagian yang satu ini saya menyarankan untuk tidak menggunakannya kecuali Anda sedang menampilkan video dalam presentasi. Banyak presentasi yang terlihat sangat tidak profesional dan mengganggu perhatian ketika setiap paragraf muncul diiringi suara tembakan, tepuk tangan, bunyi kamera dan lain-lain. Ingatlah bahwa Anda sedang memberikan presentasi dan bukan sedang menampilkanspecial effect sebuah film.
Demikianlah panduan penggunaan slide dalam presentasi yang dapat dijadikan referensi. Semoga panduan ini membantu Anda dalam mempersiapkan slide dengan baik dan tepat sasaran. Pada akhirnya, slide hanyalah alat bantu, kesuksesan presentasi adalah tujuan dari penggunaan slide tersebut.
Dalam kesempatan berikutnya, saya akan memberikan contoh slide yang baik dan slide yang kurang baik dalam bentuk perbandingan. Selamat mempersiapkan slide presentasi Anda.
Anda punya komentar tentang hal ini? Silakan sampaikan pandangan Anda.
{ 0 komentar... Views All / Send Comment! }
Posting Komentar